今さら聞けない!ペーパレス化のメリット・進め方

今さら聞けない!ペーパレス化のメリット・進め方

印刷はもう古い!?

ペーパレス化」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。ペーパレス化とは、「ペーパー(紙)」+「レス(少ない)」を組み合わせた言葉。つまり業務において紙を削減することを指します。

会社の古い体質を変えたいとは思っているもののなかなか進んでいないという企業様は、この春から徐々にペーパレス化を導入してみるのはいかがでしょうか?

この記事ではペーパレス化のメリットと、ペーパレス化の具体的な手順、またペーパレス化を行う際の注意点についても解説します。

紙は何に置き換わるの?

ペーパレス化で減らされた書類は、主にデータ化されます。

例えば今まで紙で配布されていた資料はデータで配布されることになるので、会議の際はノートパソコンやタブレットPCなどで電子化された資料を見ながら会議をするようになります。

ペーパレス化4つのメリット

ペーパレス化のメリットは、大きく分けて4つあります。

◆ データの保存や管理が便利

データで保存してある資料は劣化することがありません。データ化することで、いつでも当時の資料をそのままの品質で閲覧することができます。また、データ化する際に作成年やデータの種類別に分けて保存をしておくことで、データの管理もしやすくなります。

◆ 業務効率化

印刷や配布の手間が省けるので、業務の効率化につながります。また、データの場合インターネットにつながる端末さえあればどこでも閲覧ができるので、外に出ている社員がわざわざ紙を取りに会社に戻るというような手間がなくなります。

◆ 紙・インクの使用量削減

紙の印刷が減るので、コピー用紙やインクの使用量が削減できます。コストの圧縮やごみの削減につながります。

◆ 情報保護

紙の場合、その場に訪れた人の目に入り情報が漏れてしまうことがあります。データ化していると必要な人にのみ情報を渡すことができるため、情報保護の観点でもプラスになります。ただし、データの扱いには気を付けなければデータ化をしても情報の流出は起こりうるので注意が必要です(「セキュリティ面で気を付けることは?」の項目で解説)。

ペーパレス化の下準備

ペーパレス化を行うには、これまで紙を使っていた社員が電子データで完結できるようにするため、社員にノートパソコンやタブレット、またはスマートフォンの配布が必要になります。いきなり全員に配布ができないという場合は、特に外に出ることの多い社員から優先的に配布するのがおすすめです。例えば営業資料を持ち歩く営業職や、図面や報告書類の作成が多い施工管理職などは優先的に配布を検討するといいでしょう。

なお、まれに行政や地方自治体がデジタル機器の購入やIT化に補助金を出していることがあります。会社のある地域の助成金情報をチェックして役立てるものおすすめです。

どんなものがペーパレス化できる?

具体的に、建設業の仕事に合わせて何が電子化できるか考えてみましょう。

・社内資料/会議資料

・カタログ/パンフレット/販促チラシ

・図面

・見積り

・完成図書

これらは、紙で印刷しなくてもデータで作成・保存・取引先への送付が可能です。

まだ電子化できていないものがあれば、電子化を検討してみましょう。

どうやって共有する?

データで作成した資料はメール社内チャットシステムクラウドシステム上で共有することができます。

社内チャットシステムとして多く利用されているのはSlackチャットワークです。プランにもよりますが無料で導入可能なため、まだ社内チャットシステムを導入していなければ導入をおすすめします。

クラウドシステムは、データをシステム上にアップロードしておくことでどこからでもダウンロードができるシステムです。複数人で扱うデータはクラウド上にアップしておくと便利です。

クラウドシステムとして多く利用されているのはgoogleドライブキントーンなどです。普段からGoogleを利用しているのであれば、Googleが導入しやすいです。Googleはクラウドシステムのほかにもオンライン会議システムやドキュメント(文章)作成なども無料で利用することができますので、コスト面が気になる方には非常におすすめです。

Googleの法人向けサービス案内はこちら

保存する場所は?

保存する際は、クラウドシステムにアップしておくことが重要です。

個人のパソコンに保存してあるだけでは他の人がアクセスできないため、前の項目で紹介したGoogleドライブなど会社のメンバーがアクセスできるクラウドサービス上に保存するようにしましょう。

セキュリティ面で気を付けることは?

データはアクセス権を制限することができるため紙よりも安全という見方もできますが、逆に社内のデータを保管している場所のパスワードが漏れてしまうと、大規模な情報漏えいにつながるリスクもあります。

セキュリティ面で気を付けるべき基本の行動をまとめました。

◆ パソコン・タブレットにはパスワードをかける

社員に配布するパソコンやタブレットには必ずパスワードを設定しましょう。置き忘れが起こってしまった際の情報流出を防ぐことができます。

◆ パスワードを紙に書いて貼らない

ときどき、パソコンやシステムへアクセスするためのパスワードをふせんに書いてパソコンに貼っている人がいますが、これではパスワードをかける意味がありません。パスワードは社内で責任者が一元管理しておき、社員が忘れてしまったら確認できるように整備しておくといいでしょう。

◆ パソコンの貸し出し情報を管理する

配布したパソコンやタブレットには番号をふっておき、どのパソコンを社内のだれが所有しているのかが分かるように管理しておくことも重要です、人事異動や退職などによる人の移動の際、パソコンが本部にきちんと戻ってくるように管理しましょう。

一気にできなくても、すこしずつペーパレス化を!

小規模の会社では、パソコンやタブレットを購入するのも大きなコストになりますが、業務効率化や紙の印刷費用圧縮などペーパレス化のメリットは大きいです。無料で利用できるシステムを導入しつつ、ノートパソコンやタブレットを優先度をつけながら社員に配布していくことによって少しずつペーパレス化を進めていきましょう。

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