【返信テンプレート付】面接バックレを防ぐ!求職者メール対応のコツ

【返信テンプレート付】面接バックレを防ぐ!求職者メール対応のコツ

バックレられた経験、ありませんか?

「求人に応募が入って面接の日程調整をしようとしたら、音信不通になった!」

「せっかく応募が入ったのに、いざ面接の時間になったら求職者が来ない!」

…多くの方が、こんな経験をしているかと思います。

採用難の時代。応募が来るまでも大変ですが、実は同じくらい大変なのがバックレ対策

面接のため現場に出ず事務所で待っていたのに、バックレられてしまっては時間もお金もムダになってしまいますよね。

実は、こういった「面接者と途中で連絡が取れなくなる問題」は、面接までのやり取りを気を付けるとある程度解消することができます。

カギは、「対応の速さ」と「丁寧さ」。

この記事で求職者のバックレ心理を知るとともに、バックレの対応策をチェックしましょう。

なんでバックレるの?

まずは、求職者のバックレ心理を把握しておくことから。

途中で連絡を取れなくなる求職者はこんなことを考えています。

◆ 心変わり編

・応募はしてみたけど、別の会社から内定をもらった

・たくさん応募していて、別の会社から先に面接の案内が来たので連絡しなくなった

・応募はしてみたけど、履歴書や職務経歴書を書くのが面倒くさくなった

◆ スケジュール編

・急に現場が忙しくなって、面接に行く時間が取れなくなった

・今の会社でボーナスが出ると聞き、就職活動はしばらく後にしようと思った

・面接に行くつもりだったが、現場が長引いて連絡できなかった

◆ 思っていた対応ではなかった編

・連絡が遅かったので、落ちたと思って求人サイトやメールを開かなくなった

・応募したら連絡があったけど、担当者の対応が良くなかった

◆ その他

面接日を忘れていた/勘違いしていた

 

バックレ防止3つのコツ

これらのバックレ理由、「自己中心的すぎる!連絡くらい入れてほしい!」と思うものもあるかと思います。

悲しいことに面接バックレはどこの会社でも起こるもの。

ですが完全になくすことはできなくても対応次第で減らすことは可能です。

バックレを減らす、3つの鉄則をご紹介します。

◆ 心変わりをさせないため、素早く連絡!

「他から内定が出た」「別の会社からも面接の案内が来た」などの心変わりを防ぐにはどこよりも早く連絡することが大切です。

応募の連絡はすぐにキャッチできるよう、連絡を返しやすい方を一時窓口として置いておきましょう。常にメールをチェックできる事務員さんなどがおススメです。

連絡の方法は、今の時代はメールが主流です。電話よりもメールのほうが連絡内容を見返すことができるのでオススメですが、メールの返信が遅い場合は電話に切り替えるのもいいでしょう。もっとも確実なのは、重要事項はメールと電話両方で伝えるという方法です。

また「履歴書や職務経歴書を送るのが面倒くさくなった」という理由で連絡が取れなくなることもよくあります。事前に履歴書を送ってもらう方法はなるべく避け、「面接時に簡単な履歴書を持参ください」という対応にするのがいいでしょう。

◆ 面接日を忘れさせない!

特にこの業界では、現場が予定通りに進まず面接に行けなくなるという不測の事態も発生します。この状況からバックレを防ぐ方法はズバリ、面接前日に連絡を入れることです。

面接の前日になったら「明日は楽しみにお待ちしています!当日ご都合が悪くなったらご連絡ください。」と、フォローメールを入れておくだけで予定を忘れられるのを防ぎ、日程変更の連絡もしやすくなるのでバックレを減らすことができますよ。

◆ 対応は丁寧に!

電話やメールでの対応で印象が良くないと、求職者の会社に対する期待も薄くなり、バックレにつながってしまいます。

次の項目で求職者とのやりとりに使えるメールの定型文をご紹介するのでお役立てください!

 

求職者への連絡テンプレート集

面接の日程調整~採用/不採用の連絡に使えるメールの定型文です!

このままコピーしてお使いください。

応募が来た際の返信(日程調整)

タイトル:面接日程のご連絡

◎◎様

株式会社〇〇の××(担当者名) です。
この度は、ご応募頂きまして誠にありがとうございます。

是非、◎◎様にお会いできればと思いますので、面接日程の調整をお願いします。

【候補日】
・〇〇月〇〇日 〇〇:00~〇〇:00

・××月 ×× 日  ××:00~ ××:00

上記日程で都合がつかない場合は別途調整いたしますのでお伝えください。

ご返信お待ちしております。
何卒よろしくお願い致します。

株式会社〇〇
××

日程確定

タイトル:面接日程のご連絡

◎◎様

株式会社〇〇の××(担当者名) です。

日程のご連絡ありがとうございます。それでは下記の日程で面接を実施いたします。

【面接日】

・××月 ×× 日  ××:00~ ××:00

【持ち物】

・履歴書

【面接場所】

・東京都港区…

※ 服装は作業着でも結構です。

当日お会いできるのを楽しみにしています。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
××

◆ ポイント

確定した日程をお知らせするとともに、持ち物、服装、面接場所についても連絡しておきましょう!

面接の前日

タイトル:【再確認】面接日程のご連絡

◎◎様

株式会社〇〇の××(担当者名) です。

面接日が迫ってまいりましたので、改めてご連絡いたします。

【面接日】

・××月 ×× 日  ××:00~ ××:00

ご都合が悪くなった際や本社までの道がわからなくなった場合など、なにかございましたら担当者携帯(090-XXXX-XXXX)までご連絡ください。

面接の際は履歴書をご持参ください。

服装は作業着で結構です。

当日お会いできるのを楽しみにしております。
何卒よろしくお願い致します。

株式会社〇〇
××

2次面接の案内

タイトル:2次面接のご連絡

◎◎様

株式会社〇〇の××(担当者名) です。

先日は面接にお越しいただきまして誠にありがとうございました。

選考の結果、◎◎様にはぜひ2次面接にお越しいただきたく、面接日程の調整をお願いします。

【候補日】

・××月 ×× 日  ××:00~ ××:00

・××月 ×× 日  ××:00~ ××:00

上記日程で都合がつかない場合は別途調整いたしますのでお伝えください。

ご返信お待ちしております。

株式会社〇〇
××

内定の連絡

【パターン1】

タイトル:内定のご連絡

◎◎様

株式会社〇〇の××(担当者名) です。

先日は面接にお越しいただきまして誠にありがとうございました。

選考の結果、
◎◎様を採用内定と決定し、
是非当社の社員としてお迎えしたいと思っておりますが、いかがでしょうか。

「労働条件通知書」を添付しますので、併せてご確認頂ければと思います。

ご不明点等がございましたらお気軽にご連絡ください。

在職中でご多忙の中、度々ご来社いただけましたこと
改めて感謝申し上げます。
それでは、ご返信お待ちしております。

株式会社〇〇
××

======

【パターン2】

◎◎様

株式会社〇〇の××(担当者名) です。

先日は面接にお越しいただきまして誠にありがとうございました。

選考の結果、◎◎様にご入社いただくことを決定いたしましたのでご連絡申し上げます。
追って、お電話にてご連絡を差し上げます。

ご不明点等がございましたらお気軽にご連絡ください。

株式会社〇〇
××

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【パターン3】

◎◎様

株式会社〇〇の××(担当者名) です。

先日は面接にお越しいただきまして誠にありがとうございました。

厳正なる選考の結果、◎◎様の採用内定を決定いたしました。

入社時に必要な書類、入社日などの詳細は別途ご連絡いたしますので、もう少々お待ちください。

◎◎様と一緒に働けることを社員一同心待ちにしております。

株式会社〇〇
××

◆ ポイント

上記は一例です。自社の対応に合わせて文章は適宜編集してお使いください。

不採用の連絡

タイトル:選考結果のご連絡

◎◎様

株式会社〇〇の××(担当者名) です。

この度はご応募頂きまして誠にありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、

大変残念ながら、今回の採用は見送らせて頂く結果となりました。

何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆になりますが、今後の益々のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇

まとめ

採用の連絡は、「素早く、丁寧に」が鉄則です。

求職者の気持ちが熱いうちに面接までの段取りをすすめ、人材確保を成功させましょう!

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